در دنیای امروز هیچ چیزی به اندازه زمان ارزش ندارد به همین علت تخمین اشتباه زمان و دیر کردن یکی از مهمترین معضلاتی است که برخی از افراد در اجرای پروژه های خود با آن مواجه می شوند. جهان امروز دیگر چنین اشتباهاتی را برنمی تابد چرا که با ورود خسارت و ضرر به افراد دیگر، افزایش هزینه های اجرای پروژه ها و حتی ایجاد مسئولیت حقوقی به علت عدم اجرای به موقع برنامه ها همراه است.

البته تخمین اشتباه زمان در خصوص برنامه های روزانه نیز امکان پذیر است. به عنوان مثال شما به یک مهمانی رسمی دعوت شده اید و باید به موقع در این مهمانی حضور داشته باشید. حال آنکه ممکن است عدم برنامه ریزی اصولی باعث گردد تا به موقع برای سرو شام حاضر نشوید یا شانس ملاقات با برخی از افراد سرشناسی که تنها برای مدت محدودی در مهمانی حضور دارند را از دست بدهید. با این حال آن چیزی که ممکن است در نهایت به دلیل تخمین اشتباه زمان و دیر کردن برای شما دردسرساز شود، انجام به موقع پروژه های بسیار مهم و اغلب تیمی هستند.

علت تخمین اشتباه زمان و دیر کردن

اگر به برنامه های روزانه و مواردی که باعث دیر کردن ما و دلیل تخمین اشتباه زمان ما می شوند توجه کنید متوجه خواهید شد که هیچ چیزی به اندازه موارد ذیل در این اشتباه موثر نمی باشند:

• نگاه کاملا خوشبینانه به آینده و سپری کردن برنامه های اجرایی در خصوص پروژه
• عدم توجه به تجارت گذشته و عدم استفاده از تجربیات مشابه دیگران در خصوص اجرای پروژه ها

حال سوال اصلی مقاله این است که چگونه می توان با دانستن دلیل تخمین اشتباه زمان از این اشتباه جلوگیری کرد و همواره برنامه ها را در بهترین زمان ممکن انجام داد؟ قطعا پاسخ های سنتی به این سوال که شامل مواردی همانند تمرکز روی کار، مثبت اندیشی و دوری از اجتماع تا زمان اتمام پروژه می باشند نمی توانند در خصوص چنین مسئله ای به صورت قطعی به شما کمک کنند چرا که همه انسان ها در برخی از اوقات و بدون اراده دچار منفی نگری کاهش انرژی، کاهش تمرکز و مسائلی از این قبیل می شوند. بنابراین باید با یک نگاه علمی به این مسئله پاسخ داد.

راهکارهای جلوگیری از تخمین اشتباه زمان و دیر کردن

• به داده های قبلی توجه کنید
• از تجربیات دیگران در موارد مشابه استفاده کنید
• زمانی را برای وقوع مسائل غیرمحتمل هم در نظر بگیرید
• از روش تخمین سه حالته استفاده کنید
• درصد خطای خود را در تخمین اشتباه زمان ثبت کنید

به داده های قبلی توجه کنید

قطعا همه ما انسان ها در حالی که در حال پذیرش پروژه های جدی و بسیار مهم هستیم پروژه های سبک تر را در دوره های قبلی نیز پذیرفته ایم و اطلاعات خاصی را در خصوص تخمین زمان در این داده ها به دست آورده ایم. هرچند نمی توان به صورت قطعی، تخمین اشتباه زمان را در خصوص پروژه های آینده بکار برد اما تا حدی شما را با این مسئله آشنا می کند که قرار نیست همه پروژه ها در یک بازه زمانی مشخص و دقیقا طبق برنامه ای که شما تعیین کرده اید پیش برود. بنابراین بهتر است داده های به دست آمده را برای انجام هرچه بهتر پروژه های آینده نگهداری کنید.

از تجربیات دیگران در موارد مشابه استفاده کنید

بسیاری از ما از اینکه برنامه ریزی برای انجام یک کار بسیار مهم را به دیگران بسپاریم احساس بدی داریم و حس می کنیم خودمان می توانیم از عهده همه این مسائل برآییم حال آنکه روان شناسان به این نتیجه رسیده اند که همواره انسان ها خود را بسیار عاقل تر و فهیم تر از آن چیزی که هستند می دانند و همین مسئله ممکن است در ایجاد خوش بینی بسیار زیاد و کم آوردن زمان برای اجرای برنامه ها موثر باشد.

بهتر است در این زمینه به دریافت مشاوره بپردازید اما به این اصل مهم دقت داشته باشید که برنامه ریزی و تخمین زمان اجرای کار را باید به فردی که در این زمینه اطلاعات خاصی دارد واگذار کنید در غیر این صورت خودتان برای برنامه ریزی نسبت به سایر افراد ناآگاه در اولویت قرار دارید با این حال از تجربیات عمومی دیگران استفاده نمایید.

زمانی را برای وقوع مسائل غیرمنتظره هم در نظر بگیرید

یکی از دلیل های تخمین اشتباه زمان این است که ما اتفاقات غیر منتظره را در نظر نمی گیریم. همه ما در زمان برنامه ریزی برای اجرای یک کار یا فعالیت مهم با یک نگاه خوش بینانه به آینده نگاه می کنیم. به عنوان مثال در حال برنامه ریزی برای کنکور سراسری هستیم. خودمان را در حالتی تصور می کنیم که تا آخر سال انرژی مان حفظ شده و بدون کمترین خستگی و کاهش انرژی در حال مطالعه هستیم حال آنکه این گونه نیست و افراد در طول روز و در طول فصل های مختلف دارای حالات متفاوتی هستند. به عنوان مثال انرژی انسان بعد از صرف صبحانه بسیار زیاد و بعد از صرف نهار بسیار اندک است انرژی ما انسان ها در زمان عصر افزایش یافته و رفته رفته تا نیمه شب کاهش پیدا می کند.

علاوه بر این موارد باید برخی از مسائل همانند وقوع حوادث غیرمترقبه یاحتی فوت یکی از عزیزان، یا ابتلا به برخی از بیماری ها و نیاز به دوران نقاهت طولانی و مواردی از این قبیل را هم در نظر بگیرید. درواقع شما برای برنامه ریزی باید به موارد ذیل دقت نمایید:

• موارد و مسائلی که در خلال اجرای پروژه قطعا رخ می دهند.
• مواردی که ممکن است رخ بدهند.
• مسائلی که احتمال رخ دادن آن ها بسیار پایین است اما محتمل می باشند.

از روش تخمین سه حالته استفاده کنید

این روش یکی از بهترین روش های مقابله با کمبود زمان در برنامه ریزی است و شامل حالات ذیل می باشد:

• تخمین خوش بینانه زمان
• تخمین بدبینانه زمان
• تخمین واقع گرایانه زمان

حالت اول همان حالتی است که باعث افزایش شور و نشاط شما برای اجرای برنامه می شود اما اصولا باعث می گردد تا کمترین زمان ممکن را برای اجرای پروژه در نظر بگیرید و احتمالا با کمبود زمان هم مواجه خواهید شد. حالت دوم همان مسئله ایست که اگر تاثیر آن افزایش یابد به احتمال زیاد شما را ناامید ساخته و انرژی شما را به شدت تحلیل می دهد اما باعث می شود تا حداکثر زمان ممکن را به اجرای پروژه اختصاص دهید و درواقع از کمبود زمان جلوگیری می کند. اما نگاه واقع بینانه یک زمان مناسب میان دو حالت فوق است و اصولا با نگاه به واقعیات به دست می آید. اگر بتوانید سه حالت فوق را در زمان تخمین زمان مد نظر داشته باشید قطعا در یک زمان مناسب موفق به اجرای پروژه خواهید شد.

درصد خطای خود را در تخمین اشتباه زمان ثبت کنید

در همان ابتدای کار سعی کنید طبق مطالب فوق، حداکثر زمان لازم برای اجرای برنامه و پروژه مورد نظر را تخمین بزنید. سپس مدت واقعی اجرای پروژه پس از اتمام کار را هم یادداشت کرده و درصد آن را به دست آورید. اگر چندین بار برای پروژه های مختلف این کار را انجام دهید به نسبت خطای خود برای تخمین زمان پی برده و می توانید برای پروژه های آتی از آن استفاده کنید. البته این روش تنها یک روش کمک کننده خواهد بود و با توجه به متفاوت بوده پروژه ها و مسائلی که باعث کمبود زمان می شوند نمی توان از آن به صورت قطعی استفاده نمود.